أساس المعاملة الناجحة: تدفق المستندات الصحيح. عينة من المستندات.

عند إجراء معاملات دولية لتوريد المنتجات البترولية، تلعب الإدارة الصحيحة والواضحة للوثائق دوراً حاسماً. فالتوثيق الفعال لا يضمن سلامة المعاملات وقانونيتها فحسب، بل يقلل أيضاً من المخاطر والنزاعات بين الأطراف. إن الوثائق المصاغة بشكل صحيح هي الأساس لضمان الوفاء بشروط المعاملات ومنع سوء الفهم المحتمل.

النماذج الرئيسية لوثائق معاملات المنتجات البترولية

تقدم شركتنا نماذج من المستندات والنماذج القياسية المطلوبة عند إبرام معاملات التوريد الدولي للمنتجات البترولية. وقد تم تطوير هذه المستندات مع مراعاة المعايير والممارسات الدولية، فضلاً عن خصوصيات تجارة المنتجات البترولية. ونحن مقتنعون بأن استخدامها سيساعد عملاءنا على تأمين مصالحهم وضمان سلاسة وكفاءة المعاملات.

الشفافية والموثوقية

أحد المبادئ الرئيسية التي نسترشد بها في تقديم نماذج المستندات هو الشفافية. فنحن نسعى جاهدين لتزويد عملائنا بالمعلومات الكاملة عن كل مستند والغرض منه وقواعد إكماله، حتى يتمكنوا من التعامل بفهم كامل للعملية. ويتمثل هدفنا في تزويد عملائنا بأقصى قدر من الموثوقية والثقة في كل خطوة من خطوات المعاملة.

لقد وصفنا في مقال منفصل المصطلحات والمختصرات الرئيسية المستخدمة في المستندات والمفاوضات أثناء إبرام وإجراء المعاملات مع المنتجات البترولية. يمكنك قراءة هذا المقال بالضغط هنا.

يمكن تقسيم الوثائق المستخدمة في عملية تحقيق المعاملات مع المنتجات البترولية بشكل مشروط إلى ثلاث مجموعات:

  1. الوثائق المتبادلة بين الأطراف المقابلة في المرحلة الأولى من التعاون
  2. المستندات المباشرة في عملية تنفيذ المعاملة، المتعلقة بالمورد نفسه، والتي تؤكد جودته وكميته، والمستندات الجمركية، وما إلى ذلك.
  3. المستندات المصرفية التي تستخدم في عملية التسويات المتبادلة أو تكوين الأدوات المصرفية.

يتم تطوير المستندات المصرفية وتوحيدها من قبل المؤسسات المالية، لذلك لن يكون من الصحيح لنا تقديم المشورة بشأن إعدادها. أيضًا، المستندات المباشرة في عملية تنفيذ المعاملة المتعلقة بالمورد نفسه – يتم إنشاؤها وإصدارها من قبل السلطات المختصة في البلدان التي تتم فيها المعاملات. غالبًا ما يكون هناك المزيد من المستندات الخاصة بالمورد (المنتج)، وفي مقالة منفصلة سننظر في شكلها وكيفية التحقق منها وما يجب الانتباه إليه.

نريد أدناه تحليل مجموعة المستندات التي يتم تبادلها بين المشتري والبائع في المراحل الأولية لبدء المعاملة. المستندات التي تبدأ منها المعاملات مع المنتجات البترولية.

نماذج من المستندات المطلوبة لبدء عملية التفاوض وإطلاق معاملات شراء وبيع المنتجات البترولية.

أدناه في الاختبار، يتم ترتيب المستندات بترتيب زمني، حيث أنها تتم بشكل عام خطوة بخطوة في المعاملة.

1. LOI – Letter of Intent

خطاب نوايا يرسله المشتري إلى المورّد. والغرض من خطاب النوايا هو إبلاغ المورّد بنوايا المشتري بأن المشتري يعتزم شراء منتج ما. خطاب النوايا هو مستند اختياري ولا يترتب عليه أي تبعات قانونية، ولكنه يؤدي وظيفة إعلامية بحتة كخطوة أولى في إقامة الاتصال بين المشتري والبائع. يحتوي هذا الخطاب بشكل أساسي على كتل المعلومات التالية: معلومات عن المنتج الذي يرغب العميل في شرائه والشروط الأساسية للصفقة؛ بيانات عن شركة المشتري – تفاصيل الشركة والتفاصيل المصرفية؛ تاريخ وتوقيع وختم الشخص المفوض. نموذج مستند:

2. FCO – Full Corporate Offer

عرض شركة كامل من المورد إلى العميل. عرض غير قابل للإلغاء من المورد، أي أن المورد بإرساله هذا الخطاب إلى العميل يتعهد بتسليم البضائع بالشروط والأسعار المحددة في العرض. وفقًا للممارسة الأساسية، لا يحق للمورد تغيير أي من شروط وأحكام العرض في المستقبل، وبناءً على ذلك فإن هذه الوثيقة لها عواقب قانونية، لأنه إذا قرر المورد تغيير أي من شروط وأحكام الصفقة في المستقبل، يمكن للمشتري رفض التغييرات بالرجوع إلى مكتب الاتصال الفيدرالي للمورد. عادةً ما يكون للعرض فترة صلاحية معينة. يحتوي هذا الخطاب بشكل أساسي على كتل المعلومات التالية: اسم البضاعة، وأساس التسليم، والسعر، وإجراءات المعاملة، والمميزات الأخرى، ورغبات ومتطلبات المورد. نموذج المستند:

3. ICPO – Irrevocable Corporate Purchase Order

طلب الشراء غير القابل للإلغاء من الشركات. وهو مستند يشبه في جوهره خطاب النوايا (LOI) الذي يستخدمه العميل للإبلاغ عن نيته في إبرام صفقة مع أحد الموردين، إلا أنه يحتوي على محتوى معلوماتي أكثر، أي – بالإضافة إلى المعلومات الأساسية عن الشركة وتفاصيلها، تتم إضافة معلومات كاملة عن المنتج والسعر وأساس التسليم. كما يُضاف أيضًا الإجراء المتفق عليه مع المورد لإتمام المعاملة، ويُضاف بشكل أساسي نسخ من المستندات التأسيسية للشركة ونسخ من جوازات سفر الموقعين. هذه الوثيقة ملزمة قانوناً. وبهذه الوثيقة يلتزم المشتري فعلياً بالصفقة وفي حالة الرفض غير المعقول للصفقة، يمكن للمورد بفضل هذه الوثيقة تحميل المشتري المسؤولية. نموذج المستند:

4. SPA – Sales And Purchase Agreement

عقد شراء وبيع مورد ما. عقد التوريد. في الممارسة العالمية العادية، يتم إضفاء الطابع الرسمي على أي معاملة لبيع السلع من خلال عقد، لذلك لن نتطرق بالتفصيل إلى أهمية توقيع العقود، ولكننا سنقدم نموذجاً للعقد الأكثر شيوعاً لتوريد وقود الديزل بشروط CIF. نموذج مستند:

5. CI – INVOICE

فاتورة للدفع، فاتورة تجارية. في رأيي الشخصي، هذه الوثيقة ليست سوى وثيقة شكلية لسلطات الجمارك والبنوك. وهي في جوهرها تكرار للبيانات التي سبق أن وصفها الطرفان ووقعا عليها في مكتب الاتصالات، والمكتب الدولي للتجارة الخارجية والمكتب الدولي للتجارة الخارجية واتفاقية الخدمات الخاصة. ومن وجهة نظر إبرام الصفقة، فإن توقيع الطرفين على هذه الوثيقة يعني في الواقع “إطلاق مسدس البداية” وبدء المعاملة الخاصة بتوريد المنتجات البترولية. نموذج المستند:

6. الوثائق التي تنظم العلاقات مع الوسطاء والوكلاء

من الناحية التاريخية، فإن سوق تجارة المنتجات النفطية هو سوق للوسطاء ومعظم المعاملات تتم بمشاركة العديد من الوسطاء الذين يجمعون بين البائع والمشتري وينظمون الصفقة. ولذلك، هناك مجموعة كاملة من الوثائق، والتي تنظم في المرحلة الأولى من الصفقة العلاقة بين الوسطاء والأطراف المقابلة. وهي تحدد العمولات، وتصف إجراءات دفعها وتحمي الوسطاء والوكلاء من التصرفات غير العادلة من أي طرف من أطراف الصفقة.

NCND – Non Circumvention Non Disclosure. الغرض من هذا المستند هو حماية الوكيل (الوسيط) الذي يرغب في الحصول على عمولة مقابل الربط بين المشتري والمورد. نموذج المستند:

AGENCY AGREEMENT. اتفاقية الوكالة بشأن دفع العمولة للوكيل (الوسيط). نموذج المستند:

JVA – joint venture agreement. اتفاقية تشغيل مشتركة، أو اتفاقية لممارسة الأعمال التجارية معًا وإنشاء مؤسسة افتراضية مشتركة. في معظم البلدان، لا يمكن أن تتجاوز عمولات الوسطاء مبلغًا معينًا، وإلا فقد لا يسمح البنك ببساطة بالدفع، ويعرّفها على أنها معاملة محفوفة بالمخاطر أو سحب غير قانوني للأرباح الزائدة. في الممارسة العملية، في حالة العمولات الكبيرة في المعاملات استخدم صيغة العقد هذه بدلاً من اتفاقية العمولة. نموذج مستند:

يمكنك قراءة هذا المقال بلغات أخرى:
Русский, English, Español, 中文 (中国)