A la hora de realizar transacciones internacionales para el suministro de productos petrolíferos, la gestión correcta y clara de los documentos desempeña un papel crucial. Una documentación eficaz no sólo garantiza la seguridad y legalidad de las transacciones, sino que también minimiza los riesgos y conflictos entre las partes. Los documentos correctamente redactados son la base para garantizar el cumplimiento de los términos de la transacción y evitar posibles malentendidos.
Formularios de documentos clave para las transacciones de productos petrolíferos
Nuestra empresa proporciona muestras de documentos y formularios estándar necesarios para concluir transacciones de suministro internacional de productos petrolíferos. Estos documentos se han elaborado teniendo en cuenta las normas y prácticas internacionales, así como las particularidades del comercio de productos petrolíferos. Estamos convencidos de que su uso ayudará a nuestros clientes a asegurar sus intereses y garantizar transacciones fluidas y eficientes.
Transparencia y fiabilidad
Uno de los principios fundamentales que nos guían a la hora de proporcionar modelos de documentos es la transparencia. Nos esforzamos por facilitar a nuestros clientes información completa sobre cada documento, su finalidad y las normas para cumplimentarlo, de modo que puedan realizar la transacción con una comprensión total del proceso. Nuestro objetivo es ofrecer a nuestros clientes la máxima fiabilidad y confianza en cada paso de la transacción.
En otro artículo hemos descrito los principales términos y abreviaturas que se utilizan en los documentos y negociaciones durante la conclusión y realización de transacciones con productos petrolíferos. Puede leer este artículo haciendo clic aquí.
Los documentos utilizados en el proceso de realización de transacciones con productos petrolíferos pueden dividirse condicionalmente en tres grupos:
- Documentos intercambiados entre las contrapartes en la fase inicial de la cooperación
- Documentos directamente relacionados con el propio recurso, que confirman su calidad y cantidad, documentos aduaneros, etc., en el proceso de realización de la transacción.
- Documentos bancarios utilizados en el proceso de liquidaciones mutuas o formación de instrumentos bancarios.
Los documentos bancarios son elaborados y normalizados por las entidades financieras, por lo que no sería correcto que asesoráramos sobre su redacción. También los documentos directamente en el proceso de realización de la transacción, relacionados con el propio recurso – son creados y emitidos por las autoridades competentes de los países en los que tiene lugar la transacción. Hay más documentos para el recurso (bienes) y veremos cómo son, cómo comprobarlos y a qué prestar atención en otro artículo.
A continuación queremos desglosar un bloque de documentos intercambiados entre comprador y vendedor en las fases iniciales del lanzamiento de una transacción. Documentos que inician una transacción con productos petrolíferos.
Muestras de documentos necesarios para iniciar el proceso de negociación y lanzar transacciones de compraventa de productos petrolíferos.
A continuación en el artículo, los documentos están en orden cronológico, ya que básicamente van en la transacción paso a paso.
1. LOI – Letter of Intent
Carta de intenciones enviada por el comprador al proveedor. La carta de intenciones tiene por objeto informar al proveedor de las intenciones del comprador de adquirir un producto. La carta de intenciones es un documento facultativo y no conlleva ninguna consecuencia jurídica, sino que cumple una función puramente informativa como primer paso para establecer el contacto entre comprador y vendedor. Esta carta contiene principalmente los siguientes bloques de información: Información sobre el producto que el cliente desea comprar y las condiciones básicas de la transacción; Datos sobre la empresa del comprador – datos de la empresa y datos bancarios; Fecha, firma y sello de la persona autorizada. Modelo de documento:
2. FCO – Full Corporate Offer
Oferta corporativa completa de un proveedor a un cliente. Oferta irrevocable del proveedor, es decir, el proveedor al enviar esta carta al cliente se compromete a entregar la mercancía en los términos y precios especificados en la oferta. De acuerdo con la práctica básica, el proveedor no tiene derecho a cambiar ninguno de los términos y condiciones de la oferta en el futuro y, en consecuencia, este documento tiene consecuencias legales, ya que si el proveedor decide cambiar alguno de los términos y condiciones de la transacción en el futuro, el comprador puede rechazar los cambios remitiéndose a la FCO del proveedor. La oferta suele tener un periodo de validez determinado. Esta carta contiene principalmente los siguientes bloques de información: Nombre de los bienes, base de la entrega, precio, procedimiento de la transacción, otras características, deseos y requisitos del proveedor. Modelo de documento:
3. ICPO – Irrevocable Corporate Purchase Order
Orden de compra irrevocable de empresa. Se trata de un documento similar en esencia a una Carta de Intenciones (LOI) utilizada por un cliente para comunicar su intención de concluir una transacción con un proveedor, sólo que tiene más contenido informativo, a saber – además de la información básica sobre la empresa y sus datos, se añade información completa sobre el producto, el precio y la base de entrega. También se añade el procedimiento acordado con el proveedor de la transacción y, básicamente, copias de los documentos constitutivos de la empresa y copias de los pasaportes de los firmantes. Este documento es jurídicamente vinculante. Con este documento el comprador se compromete realmente a la transacción y en caso de rechazo injustificado de la transacción, el proveedor puede gracias a este documento hacer responsable al comprador. Modelo de documento:
4. SPA – Sales And Purchase Agreement
Contrato de compraventa de un recurso. Contrato de suministro. En la práctica mundial habitual, cualquier operación de compraventa de bienes se formaliza mediante un contrato, por lo que no nos detendremos en la importancia de la firma de contratos, sino que daremos una muestra del contrato más habitual para el suministro de gasóleo en condiciones CIF. Documento de muestra:
5. CI – INVOICE
Factura de pago, factura comercial. En mi opinión subjetiva, este documento es sólo una formalidad para las autoridades aduaneras y los bancos. En su esencia, duplica los datos que las partes describieron previamente y firmaron el FCO, el ICPO y el SPA. Desde el punto de vista de la conclusión de la transacción, la firma de este documento por las partes significa en realidad “dar el pistoletazo de salida” e iniciar la transacción de suministro de productos petrolíferos. Modelo de documento:
6. Documentos que regulan las relaciones con intermediarios y agentes
Históricamente, el mercado de productos petrolíferos es un mercado de intermediarios y la mayoría de las transacciones se concluyen con la participación de varios intermediarios que ponen en contacto al comprador y al vendedor y organizan la transacción. Por lo tanto, existe todo un bloque de documentos que, en la fase inicial de la transacción, regula la relación entre intermediarios y contrapartes. Fija las comisiones, describe el procedimiento de su pago y protege a los intermediarios y agentes de las actuaciones desleales de cualquiera de las partes de la transacción.
NCND – Non Circumvention Non Disclosure. No divulgación de la necesidad. La finalidad de este documento es proteger al agente (intermediario) que desea recibir una comisión por poner en contacto al Comprador y al Proveedor. Ejemplo de documento:
AGENCY AGREEMENT. Acuerdo de agencia sobre el pago de comisiones al agente (intermediario). Modelo de documento:
JVA – joint venture agreement. Un acuerdo de explotación conjunta, o un acuerdo para realizar negocios juntos y crear una empresa virtual conjunta. En la mayoría de los países, las comisiones de los intermediarios no pueden superar una determinada cantidad, de lo contrario el banco puede simplemente no permitir que se realice el pago, definiéndolo como una transacción arriesgada o una retirada ilegal de beneficios excesivos. En la práctica, en caso de grandes comisiones en las transacciones, utilice este formato de contrato en lugar de un acuerdo de comisiones. Documento de muestra:
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