在进行石油产品供应的国际交易时，正确清晰的文件管理起着至关重要的作用。有效的文件不仅能确保交易的安全性和合法性，还能最大限度地减少风险和双方之间的冲突。正确起草的文件是保证履行交易条款和防止可能出现的误解的基础。
石油产品交易的主要文件格式
本公司提供签订国际石油产品供应交易时所需的标准文件和表格样本。这些文件是根据国际标准和惯例以及石油产品贸易的具体情况制定的。我们相信，使用这些文件将有助于我们的客户确保其利益，并确保交易的顺利和高效。
透明度和可靠性
我们提供文件样本的主要原则之一是透明度。我们努力为客户提供有关每份文件、其目的和填写规则的全部信息，以便他们在充分了解流程的情况下进行交易。我们的目标是在交易的每一个步骤中为客户提供最大的可靠性和信心。
在另一篇文章中，我们介绍了在达成和实现石油产品交易的文件和谈判中使用的主要术语和缩写。您可以点击此处阅读这篇文章。
在实现石油产品交易过程中使用的文件可以有条件地分为三类：
- 交易双方在合作初期交换的文件
- 在实现交易过程中与资源本身直接相关的文件、确认其质量和数量的文件、海关文件等。
- 在相互结算或形成银行票据过程中使用的银行文件。
银行文件是由金融机构制定并标准化的，因此我们不能就其起草提供建议。在交易过程中直接产生的、与资源本身有关的文件–由交易发生地国家的主管当局制作和签发。有关资源（货物）的文件还有很多，我们将在另一篇文章中介绍这些文件的外观、检查方法和注意事项。
下面我们将对买卖双方在启动交易的初始阶段交换的一系列文件进行分析。石油产品交易的启动文件。
启动石油产品购销谈判程序和交易所需的文件样本。
在下面的测试中，文件按时间顺序从第一份到最后一份依次排列。
1. LOI – Letter of Intent
买方向供应商发出的意向书。意向书旨在将买方有意购买产品的意图告知供应商。意向书是一种可选文件，不产生任何法律后果，但作为买卖双方建立联系的第一步，意向书纯粹起着提供信息的作用。意向书主要包括以下信息块：客户希望购买的产品信息和交易的基本条款；买方公司的数据–公司详情和银行详情；授权人的日期、签名和印章。文件样本：
2. FCO – Full Corporate Offer
供应商向客户发出的完整的公司要约。供应商的不可撤销要约，即供应商通过向客户发送这封信，承诺按照要约中规定的条款和价格交付货物。根据基本惯例，供货商无权在将来更改要约的任何条款和条件，因此该文件具有法律效力，因为如果供货商决定在将来更改交易的任何条款和条件，买方可以参照供货商的 FCO 拒绝更改。报价通常有一定的有效期。该信函主要包括以下信息块：货物名称、交货方式、价格、交易程序、其他特点、供应商的愿望和要求。文件样本：
3. ICPO – Irrevocable Corporate Purchase Order
不可撤销的公司采购订单。这种文件在本质上类似于意向书（LOI），客户用它来表达与供应商达成交易的意向，只是它有更多的信息内容，即除了公司的基本信息和详细资料外，还增加了有关产品、价格和交货基础的全部信息。此外，还添加了与供应商商定的交易程序，并基本上添加了公司组成文件副本和签字人护照副本。该文件具有法律约束力。有了这份文件，买方就对交易做出了实际承诺，如果出现无理拒绝交易的情况，供货方可以根据这份文件追究买方的责任。文件样本：
4. SPA – Sales And Purchase Agreement
资源买卖合同。供货合同。在通常的世界惯例中，任何货物销售交易都要签订合同，因此我们将不再详细讨论签订合同的重要性，而是提供一份最常见的以到岸价格（CIF）供应柴油的合同样本。样本文件：
5. CI – INVOICE
付款发票，商业发票。我主观地认为，这份文件只是海关当局和银行的一种手续。就其本质而言，它重复了双方先前描述和签署的 FCO、ICPO 和 SPA 的数据。从达成交易的角度来看，双方签署该文件实际上意味着 “鸣枪”，开始石油产品供应交易。文件样本：
6. 规范与中间人和代理人关系的文件
从历史上看，石油产品交易市场是一个中介市场，大多数交易都是在各种中介的参与下达成的，这些中介将买方和卖方聚集在一起并组织交易。因此，在交易的初始阶段，有一整套文件来规范中间商和交易方之间的关系。它规定了佣金，说明了佣金的支付程序，并保护中间人和代理人免受交易任何一方不公平行为的影响。
NCND – Non Circumvention Non Disclosure. 必要性保密。本文件的目的是保护希望通过连接买方和供应商获得佣金的代理（中介）。文件样本：
AGENCY AGREEMENT. 关于向代理人（中间人）支付佣金的代理协议。文件样本：
JVA – joint venture agreement. 联合经营协议，即共同开展业务和创建联合虚拟企业的协议。在大多数国家，中间商的佣金不能超过一定数额，否则银行可能干脆不允许付款，将其定义为风险交易或非法提取超额利润。在实践中，如果交易中的佣金数额较大，可以使用这种合同格式，而不是佣金协议。文件样本：
