पेट्रोलियम उत्पादों की आपूर्ति के लिए अंतर्राष्ट्रीय लेनदेन करते समय, सही और स्पष्ट दस्तावेज़ प्रवाह एक निर्णायक भूमिका निभाता है। प्रभावी दस्तावेज़ीकरण न केवल लेनदेन की सुरक्षा और वैधता सुनिश्चित करता है, बल्कि पक्षों के बीच जोखिमों और संघर्षों को भी कम करता है। सही ढंग से तैयार किए गए दस्तावेज़ लेनदेन की शर्तों के गारंटीकृत पालन और संभावित गलतफहमियों की रोकथाम का आधार हैं।
पेट्रोलियम उत्पादों के लेनदेन के लिए प्रमुख दस्तावेज़
हमारी कंपनी पेट्रोलियम उत्पादों की अंतर्राष्ट्रीय आपूर्ति के लिए लेनदेन को अंतिम रूप देने हेतु आवश्यक मानक दस्तावेज़ों और प्रपत्रों के नमूने प्रदान करती है। इन दस्तावेज़ों को अंतर्राष्ट्रीय मानकों और प्रथाओं के अनुसार विकसित किया गया है, और इनमें पेट्रोलियम उत्पादों के व्यापार की विशिष्टताओं को भी ध्यान में रखा गया है। हमें विश्वास है कि इनका उपयोग हमारे ग्राहकों को अपने हितों की रक्षा करने और लेनदेन के सुचारू और कुशल संचालन को सुनिश्चित करने में मदद करेगा।
पारदर्शिता और विश्वसनीयता
नमूना दस्तावेज़ प्रदान करने में हमें मार्गदर्शन करने वाले मुख्य सिद्धांतों में से एक पारदर्शिता है।
हम अपने ग्राहकों को प्रत्येक दस्तावेज़, उसके उद्देश्य और इसे भरने के नियमों के बारे में पूरी जानकारी प्रदान करने का प्रयास करते हैं, ताकि वे प्रक्रिया की पूरी समझ के साथ लेनदेन कर सकें। हमारा लक्ष्य लेनदेन के हर चरण में अपने ग्राहकों को अधिकतम विश्वसनीयता और विश्वास प्रदान करना है।
एक अलग लेख में, हमने पेट्रोलियम उत्पादों के साथ लेनदेन के समापन और कार्यान्वयन के दौरान दस्तावेज़ों और वार्ताओं में आने वाले मुख्य शब्दों और संक्षिप्ताक्षरों का वर्णन किया है। आप इस लिंक पर जाकर यह लेख पढ़ सकते हैं।
पेट्रोलियम उत्पादों के व्यापार की प्रक्रिया में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ों को तीन समूहों में विभाजित किया जा सकता है:
- सहयोग के प्रारंभिक चरण में प्रतिपक्षों द्वारा आदान-प्रदान किए जाने वाले दस्तावेज़
- स्वयं लेनदेन से सीधे संबंधित दस्तावेज़, जैसे संसाधन की गुणवत्ता और मात्रा की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़, सीमा शुल्क दस्तावेज़, आदि।3. पारस्परिक निपटान की प्रक्रिया या बैंकिंग उपकरणों के निर्माण में उपयोग किए जाने वाले बैंकिंग दस्तावेज़।
- बैंकिंग दस्तावेज़ वित्तीय संस्थानों द्वारा विकसित और मानकीकृत किए जाते हैं, इसलिए हमारे लिए उनकी तैयारी पर सलाह देना अनुचित होगा।
लेन-देन की प्रक्रिया में संसाधन (वस्तुओं) से सीधे संबंधित दस्तावेज़ उन देशों के सक्षम अधिकारियों द्वारा बनाए और जारी किए जाते हैं जहाँ लेन-देन होता है। किसी संसाधन (वस्तुओं) के लिए कई प्रकार के दस्तावेज़ होते हैं, और एक अलग लेख में, हम यह जांचेंगे कि वे कैसे दिखते हैं, उनकी जाँच कैसे करें, और किन बातों पर ध्यान देना है।
नीचे, हम लेन-देन के प्रारंभिक चरणों में खरीदार और विक्रेता के बीच आदान-प्रदान किए जाने वाले दस्तावेजों के सेट की जांच करना चाहेंगे। पेट्रोलियम उत्पादों के साथ लेन-देन शुरू करने वाले दस्तावेज़।
पेट्रोलियम उत्पादों की खरीद और बिक्री के लिए बातचीत शुरू करने और लेनदेन शुरू करने हेतु आवश्यक नमूना दस्तावेज़।
नीचे दिए गए दस्तावेज़ों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया गया है, जैसा कि वे आम तौर पर एक चरण-दर-चरण लेनदेन में दिखाई देते हैं।
1. LOI – Letter of Intent
खरीदार द्वारा आपूर्तिकर्ता को भेजा गया एक इरादा पत्र। इरादा पत्र में आपूर्तिकर्ता को खरीदार के किसी विशिष्ट उत्पाद को खरीदने के इरादे की जानकारी होनी चाहिए। इरादा-पत्र एक वैकल्पिक दस्तावेज़ है और इसका कोई कानूनी परिणाम नहीं होता; यह केवल खरीदार और विक्रेता के बीच संपर्क स्थापित करने के लिए पहला कदम के रूप में कार्य करता है। इस पत्र में मुख्य रूप से निम्नलिखित जानकारी शामिल होती है: वह उत्पाद जिसके बारे में ग्राहक खरीदना चाहता है और लेनदेन की मूल शर्तें; खरीदार की कंपनी का विवरण – कंपनी का विवरण और बैंक का विवरण; अधिकृत व्यक्ति की तारीख, हस्ताक्षर और मुहर। नमूना दस्तावेज़:
2. FCO – Full Corporate Offer
आपूर्तिकर्ता द्वारा ग्राहक को एक पूर्ण कॉर्पोरेट प्रस्ताव। आपूर्तिकर्ता द्वारा एक अपरिवर्तनीय प्रस्ताव, अर्थात् इस पत्र को खरीदार को भेजकर, आपूर्तिकर्ता प्रस्ताव में निर्दिष्ट शर्तों और कीमतों पर माल की आपूर्ति करने का वचन देता है। मानक प्रथा के अनुसार, आपूर्तिकर्ता को भविष्य में सौदे की किसी भी शर्त को बदलने का अधिकार नहीं है, और इसलिए इस दस्तावेज़ के कानूनी परिणाम होते हैं, क्योंकि यदि आपूर्तिकर्ता भविष्य में सौदे की किसी भी शर्त को बदलने का निर्णय लेता है, तो खरीदार आपूर्तिकर्ता के एफसीओ का हवाला देकर परिवर्तनों को अस्वीकार कर सकता है। प्रस्ताव में आमतौर पर एक विशिष्ट वैधता अवधि होती है। इस पत्र में मुख्य रूप से निम्नलिखित सूचना खंड शामिल होते हैं: सामान का नाम, वितरण का आधार, कीमत, लेन-देन की प्रक्रिया, अन्य विशेषताएँ, आपूर्तिकर्ता की इच्छाएँ और आवश्यकताएँ। नमूना दस्तावेज़:
3. ICPO – Irrevocable Corporate Purchase Order
अपरिवर्तनीय कॉर्पोरेट खरीद आदेश। यह दस्तावेज़ मूल रूप से एक आशय पत्र (LOI) के समान है, जिसका उपयोग ग्राहक आपूर्तिकर्ता के साथ लेनदेन में प्रवेश करने के अपने इरादे को संप्रेषित करने के लिए करता है, लेकिन इसमें अधिक जानकारी होती है, अर्थात्, कंपनी और उसके विवरणों के बारे में बुनियादी जानकारी के अलावा, इसमें उत्पाद, मूल्य और वितरण के आधार के बारे में पूर्ण जानकारी शामिल होती है। आपूर्तिकर्ता के साथ सहमत लेनदेन की प्रक्रिया भी इसमें शामिल की जाती है, और आमतौर पर कंपनी के संस्थापक दस्तावेजों की प्रतियां और हस्ताक्षरकर्ताओं के पासपोर्ट की प्रतियां भी संलग्न की जाती हैं। यह दस्तावेज़ कानूनी रूप से बाध्यकारी है। इस दस्तावेज़ के साथ, खरीदार प्रभावी रूप से लेनदेन पूरा करने का वचन देता है, और लेनदेन पूरा करने से अनुचित इनकार करने की स्थिति में, आपूर्तिकर्ता इस दस्तावेज़ का उपयोग खरीदार को उत्तरदायी ठहराने के लिए कर सकता है। नमूना दस्तावेज़:
4. SPA – Sales And Purchase Agreement
संसाधन खरीद समझौता। आपूर्ति समझौता। सामान्य वैश्विक प्रथा में, वस्तुओं की खरीद और बिक्री का कोई भी लेन-देन एक समझौते द्वारा औपचारिक रूप से किया जाता है, इसलिए हम अनुबंधों पर हस्ताक्षर करने के महत्व पर अधिक समय नहीं व्यतीत करेंगे, बल्कि CIF शर्तों पर डीजल ईंधन की आपूर्ति के लिए सबसे सामान्य अनुबंध का एक नमूना प्रस्तुत करेंगे। नमूना दस्तावेज़:
5. CI – INVOICE
भुगतान के लिए चालान, वाणिज्यिक चालान। मेरी व्यक्तिगत राय में, यह दस्तावेज़ सीमा शुल्क प्राधिकरणों और बैंकों के लिए केवल एक औपचारिकता है। मूलतः, यह उस डेटा की पुनरावृत्ति है जिसे पक्षों ने पहले FCO, ICPO और SPA में वर्णित और हस्ताक्षरित किया है। लेन-देन के समापन के दृष्टिकोण से, पक्षों द्वारा इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना वास्तव में “शुरुआती संकेत” और पेट्रोलियम उत्पादों की आपूर्ति के लेन-देन की शुरुआत का प्रतीक है। नमूना दस्तावेज़:
6. दलालों और एजेंटों के साथ संबंधों को विनियमित करने वाले दस्तावेज़
ऐतिहासिक रूप से, पेट्रोलियम उत्पादों का बाज़ार दलालों का बाज़ार रहा है, और अधिकांश लेनदेन विभिन्न दलालों की भागीदारी से संपन्न होते हैं जो खरीदार और विक्रेता को एक साथ लाते हैं और लेनदेन का आयोजन करते हैं।
इसलिए, दस्तावेज़ों का एक पूरा सेट है जो लेनदेन के प्रारंभिक चरण में मध्यस्थों और प्रतिपक्षों के बीच संबंधों को नियंत्रित करता है। यह कमीशन निर्धारित करता है, उनके भुगतान की प्रक्रिया का वर्णन करता है और मध्यस्थों और एजेंटों को लेनदेन में किसी भी पक्ष द्वारा की गई अनुचित कार्रवाइयों से बचाता है।
एनसीएनडी – गैर-परिहार गैर-प्रकटीकरण। इस दस्तावेज़ का उद्देश्य उस एजेंट (मध्यस्थ) की रक्षा करना है जो खरीदार और आपूर्तिकर्ता को जोड़ने के लिए कमीशन प्राप्त करना चाहता है। नमूना दस्तावेज़:
एजेंसी समझौता। एक एजेंट (मध्यस्थ) को कमीशन के भुगतान पर एजेंसी समझौता। नमूना दस्तावेज़:
JVA – संयुक्त उद्यम समझौता। संयुक्त गतिविधियों पर एक समझौता, या संयुक्त व्यावसायिक संचालन और एक संयुक्त आभासी उद्यम के निर्माण पर एक समझौता। अधिकांश देशों में, मध्यस्थ कमीशन एक निश्चित राशि से अधिक नहीं हो सकते, अन्यथा बैंक भुगतान को संसाधित करने से इनकार कर सकता है, इसे एक जोखिम भरा लेनदेन या अतिरिक्त लाभों की अवैध निकासी के रूप में वर्गीकृत कर सकता है। व्यवहार में, जब कमीशन अधिक होते हैं, तो कमीशन समझौते के बजाय इस प्रकार का समझौता उपयोग किया जाता है। नमूना दस्तावेज़:
