Im internationalen Großhandel, einschließlich des Handels mit Erdöl und Erdölprodukten, wo große Mengen an Waren über verschiedene Länder und Kontinente transportiert werden, sind die Transparenz der Transaktionen und die Überprüfung der Echtheit der Waren von größter Bedeutung. Im Ölhandel gibt es jedoch viele Betrüger, die versuchen, Käufer durch gefälschte Dokumente oder das Anbieten nicht existierender oder minderwertiger Waren zu täuschen. Um die Interessen der Kunden zu schützen und erfolgreiche Transaktionen zu gewährleisten, ist es notwendig, sich strikt an bestimmte Dokumente zu halten und besonders auf die Details der Überprüfung dieser Dokumente zu achten. Vor allem ist ein korrektes und vollständiges Dokumentenpaket erforderlich, um Waren legal in das Zollgebiet des Bestimmungslandes zu importieren und die Zollabfertigung und Einfuhrverfahren zu durchlaufen. Aber auch die vorläufige Überprüfung und Analyse der Dokumente vor Abschluss des Geschäfts ermöglicht es dem Kunden, potenzielle betrügerische Handlungen seitens des Verkäufers frühzeitig zu erkennen und die richtige Entscheidung zu treffen, ob dieses Geschäft überhaupt abgeschlossen werden soll.
Bedeutung von POP (Proof Of Product)
In der Arbeitspraxis spricht man davon, „POP für eine Ware vorzulegen“, was eigentlich bedeutet, dass ein Paket von Dokumenten zur Produktzertifizierung vorgelegt wird. Die Erklärung der Begriffe und Abkürzungen haben wir in einem separaten Artikel beschrieben. POP ist ein Schlüsselelement bei Geschäften mit Erdölprodukten. Dieses Dokument bestätigt die tatsächliche Existenz und Verfügbarkeit des Produkts für den Verkauf. Die Bedeutung von POP liegt in Folgendem:
- Bestätigung der Existenz der Ware: POP gibt dem Käufer die Gewissheit, dass die Ware tatsächlich existiert und zum Kauf verfügbar ist.
- Gewährleistung von Transparenz: Diese Dokumente sind ein Beweis dafür, dass der Verkäufer über die zum Verkauf angebotene Ware verfügt und deren Eigenschaften klar definiert sind.
- Verhinderung von Betrug: Da viele Betrüger versuchen, Käufer mit nicht existierenden Waren zu täuschen, trägt das Vorhandensein von POP dazu bei, das Risiko solcher Betrugsmaschen zu verringern.
Es ist wichtig zu verstehen, dass es kein standardisiertes, einheitliches Dokumentenpaket gibt, das verwendet wird. Jede Transaktion ist einzigartig und hängt von den zwischen Käufer und Verkäufer getroffenen Vereinbarungen, den Lieferbedingungen, der Region und vielen anderen Faktoren ab. Wir unterscheiden grob zwischen zwei Hauptrichtungen:
- FOB-Dokumentenpaket. Dies ist eine allgemeine Bezeichnung für alle Transaktionen innerhalb des Hafens, wenn Sie Waren innerhalb des Hafens, in Fässern, ohne Lieferung kaufen. Das heißt, das Dokumentenpaket enthält neben den Warenpapieren auch Hafendokumente über Lagerung und Umschlag.
- CIF-Dokumentenpaket. Dies ist eine bedingte Bezeichnung für alle Transaktionen, bei denen die Ware mit Lieferung an den Kunden verkauft wird, d. h. im Dokumentenpaket sind neben den Dokumenten für die Ware selbst auch Dokumente enthalten, die sich auf Logistik und Lieferung beziehen.
Hinsichtlich der Anzahl der vorgelegten Dokumente werden die Unterlagen zu einer Ware in zwei Arten unterteilt:
- РРОР (Partial Proof of Product). Teilweiser, unvollständiger РОР. Der Lieferant stellt dem Kunden nur einen Teil der Dokumente für die Ware zur Verfügung, nachdem er zuvor mit dem Kunden die Liste der Dokumente abgestimmt hat, die bereitgestellt werden sollen.
- POP (Proof Of Product). Vollständiges, endgültiges Dokumentenpaket für die Ware, das bereits vollständig ist und in Zukunft nicht durch weitere Dokumente ergänzt werden kann.
Es kommt häufig vor, dass der Lieferant dem Käufer nicht das vollständige ROP-Dokumentenpaket aushändigen möchte oder sich davor scheut, da es auch unter den Käufern Betrüger gibt, die diese Dokumente missbräuchlich verwenden könnten. Daher ist es auf dem Markt üblich, dass der Lieferant zunächst ein teilweises Dokumentenpaket (RPR) aushändigt und damit dem Kunden teilweise nachweist, dass die Ware tatsächlich vorhanden ist. Danach verpflichtet er den Kunden, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen, in der Regel seine Zahlungsfähigkeit zu bestätigen oder eine Anzahlung zu leisten, und erst danach schickt er den Rest der Dokumente, wodurch ein vollständiges Dokumentenpaket für die Ware (RPR) entsteht.
Es ist wichtig zu beachten, dass eine der häufigsten Betrugsmaschen darin besteht, dass der Lieferant einen Teil des RROP mit Dokumenten ausstellt, die nicht aus unabhängigen Quellen überprüft werden können, und eine Vorauszahlung für nicht existierende Waren verlangt, da die dem Kunden vorgelegten Dokumente einerseits gut aussehen, andererseits aber nicht überprüft werden können.
Unser Rat: Wenn Sie sich in einer Phase der Transaktion befinden, in der Sie Geld ausgeben müssen, bestehen Sie darauf, dass Ihr Teil-RPR Dokumente enthält, deren Echtheit durch unabhängige Quellen überprüft werden kann. Beispielsweise kann ein SGS-Bericht bei der Firma SGS selbst überprüft werden, und ein Bericht über die Befüllung eines Landtanks oder Schiffes kann durch einen Anruf im Hafen überprüft werden. Gleichzeitig sagt Ihnen ein Garantieschreiben des Verkäufers über die Lieferung der Ware nichts, wenn der Verkäufer Sie betrügen will. Dann wird er Ihnen auf seinem Firmenbriefpapier alle Briefe ausstellen, die Sie wünschen.
Überprüfung der Echtheit von Dokumenten
Die Überprüfung der Echtheit aller Dokumente ist ein wesentlicher Bestandteil des Transaktionsprozesses. Nachfolgend finden Sie einige Grundprinzipien für die Erstprüfung eines Dokuments:
- Abgleich mit Datenbanken: Die Überprüfung der vorgelegten Dokumente anhand offizieller Datenbanken oder Register kann deren Echtheit bestätigen. Viele Dokumentenregister sind online öffentlich zugänglich.
- Analyse von Unterschriften und Stempeln: Eine sorgfältige Prüfung der Unterschriften und Stempel auf den Dokumenten hilft, mögliche Fälschungen aufzudecken. Wenn die Dokumente Unterschriften anderer, vom Verkäufer unabhängiger Organisationen tragen, wenden Sie sich an diese Organisationen und lassen Sie sich bestätigen, dass sie die Dokumente unterzeichnet haben.
- Von Drittorganisationen ausgestellte Dokumente: Wenn die Dokumente von einer unabhängigen Organisation, einem Labor usw. ausgestellt wurden, wenden Sie sich an diese Organisation und lassen Sie sich die Echtheit des Dokuments bestätigen. Achten Sie auf die Organisation selbst und überprüfen Sie, ob sie echt ist und einen guten Ruf hat – oft gibt es Scheinlabors oder nicht existierende Öllager, die im Interesse von Betrügern Dokumente erstellen.
- Die Gegenparteien, die die Dokumente ausgestellt haben: Achten Sie darauf, dass in allen Dokumenten als Eigentümer der Ware genau das Unternehmen angegeben ist, mit dem Sie Geschäfte machen, und nicht irgendeine fremde Organisation. Überprüfen Sie die Namen und Nachnamen der Unterzeichner. Betrüger nehmen oft fremde Dokumente und geben sie als ihre eigenen aus – zahlen Sie nur an den tatsächlichen Eigentümer der Ware, der in den Dokumenten angegeben ist.
- Echtheit der Dokumente: Achten Sie darauf, dass die Stempel und Unterschriften auf den Dokumenten echt sind. In den meisten Fällen ist dies mit bloßem Auge erkennbar. Wenn Stempel, Unterschriften oder andere Elemente des Dokuments künstlich mit Photoshop oder anderen Spezialprogrammen auf das Dokument aufgebracht wurden.
- Metadaten von Dateien: Wenn Sie auf die Eigenschaften einer Datei klicken, können Sie deren Metadaten einsehen. Wenn Ihnen beispielsweise ein SGS-Dokument vorgelegt wird, das am 4. März in Rotterdam erstellt wurde, die Metadaten der Datei jedoch angeben, dass die Datei am 20. März in Nigeria erstellt wurde, sollten Sie stutzig werden und die Echtheit dieses Dokuments genauer überprüfen.
- Beratung durch Experten: Bei Bedarf können Sie sich an Fachleute oder Agenten wenden, die über Erfahrung im internationalen Ölhandel verfügen, um die Dokumente zu überprüfen und Gutachten einzuholen.
Es gibt viele Schemata und Methoden zur Überprüfung von Vertragspartnern und deren Dokumenten. Teure Fachleute im Bereich der Unternehmenssicherheit kennen sicherlich Dutzende weiterer Methoden zur Überprüfung von Dokumenten. Wir haben nur Beispiele für grundlegende Überprüfungsmethoden aufgeführt. Außerdem haben wir einen separaten Artikel zum Thema Bekämpfung von Betrug auf dem Markt für Erdölprodukte, Grundprinzipien und Methoden zur Überprüfung von Vertragspartnern verfasst.
